Dez ações que as pequenas empresas NÃO devem fazer em relação a tecnologia!

1- Não deixe a Tecnologia sob responsabilidade de uma pessoa que não é profissional da área. Em muitas pequenas empresas, o suporte e a resolução de problemas de TI “caem” nas mãos de qualquer pessoa que entenda um pouco sobre computadores. Mas se essa pessoa foi contratada para fazer outra coisa – como contabilidade ou vendas –, o tempo que ela gasta resolvendo os problemas de tecnologia a afasta de seu trabalho de verdade. Além disso, sua falta de experiência profissional pode colocar seu negócio em risco. 

2- Não confie em procedimentos manuais de backup. As tarefas de backup devem ser programadas para serem realizadas automática e periodicamente. Se você depende de uma pessoa para apertar o botão e iniciar o processo, é só uma questão de tempo para que ocorra um problema: basta o responsável sair do escritório ou simplesmente se esquecer.

3- Não se esqueça de que os modernos smartphones são, basicamente, computadores portáteis. Se seus funcionários usam smartphones para trabalhar, estes aparelhos precisam das mesmas medidas de segurança que seus computadores. Cada vez mais, os smartphones armazenam informações vitais sobre seu negócio e devem ser incluídos em qualquer política de segurança corporativa.

4- Cuidado ao se livrar de equipamentos antigos. Sempre que possível, substitua máquinas antigas ou danificadas — mas, antes, certifique-se de remover os discos rígidos. Dessa forma, você evita que computadores e impressoras aparentemente sem valor se transformem numa fonte para roubo de identidade. Em seguida, doe os equipamentos para um programa de reciclagem, mais benéfico para o meio ambiente do que enviá-los a um lixão.

 5- Não ache que seus funcionários podem ler seus pensamentos. Comunique de forma bastante explícita as regras para proteção dos dados dos clientes, utilização das redes sociais com responsabilidade e utilização de dispositivos externos, como drives USB e smartphones. É melhor ter as regras por escrito do que acreditar no bom senso de seus funcionários – e, eventualmente, se decepcionar.

6- Não mergulhe de cabeça nas redes sociais sem um plano. Muitas pequenas empresas criaram páginas no Facebook e perfis no Twitter. Mas o número de empresas – tanto grandes quanto pequenas – vítimas de deslizes ou tweets embaraçosos mostra que uma estratégia apressada nas mídias sociais pode ser um tiro no próprio pé.

 7- Não fuja das sessões de treinamento. Comprar uma nova impressora ou notebook pode ser um desperdício de dinheiro se você ou seus funcionários não souberem aproveitar todo o seu potencial. Se você é como a maioria das pequenas empresas e não possui um funcionário exclusivamente dedicado à tecnologia, compensa investir em treinamento básico para tecnologias recém-adquiridas. Você não precisa contratar um treinador, mas todos na sua equipe devem estar familiarizados com os manuais de instrução.

 8- Confie nos seus instintos de segurança – não apenas quando estiver em casa. A maioria das pessoas acredita que a segurança dos e-mails e da Internet utilizada nas empresas é infalível, o que leva a descuidos on-line. Se você não clicaria em um link suspeito ou visitaria um website estranho no computador de casa, não faça o mesmo no seu computador da empresa.

 9- Não ignore as avaliações on-line negativas. Avaliações on-line podem ter um impacto gigantesco na percepção pública da sua empresa. Se alguém reclamar sobre seu serviço e escrever sobre isso em um blog ou em um site de avaliações, tome todas as medidas possíveis para ter uma resposta que demonstre que você está escutando, e que quer solucionar as preocupações desta pessoa. 

10- Não use softwares piratas. Se você é uma empresa legítima, você precisa de licenças de uso de software legítimas. É a única forma de obter o suporte do fabricante e, ainda, é a coisa certa a fazer.

São dicas simples, aparentemente, mas que se seguidas fazem toda a diferença!

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